Cualquier empresa o negocio debe cumplir con una serie de obligaciones relacionadas con la ley de protección de datos, siendo preciso recalcar que estos requisitos cada vez son más amplios. Conocemos como auditoría RGPD como la revisión que llevan a cabo las empresas para conocer como tratan los datos personales de sus clientes. Se trata de una modalidad de auditoría que analiza cada detalle como, por ejemplo, la forma en la que se obtienen los datos personales o la protección de los mismos.
¿Por qué es aconsejable realizar la auditoría RGPD?
Básicamente porque se trata de una obligación para cualquier empresa o negocio. En caso de no realizar una auditoría RGPD de forma regular estaríamos expuestos a una sanción económica muy elevada. Si este motivo no te convence para realizar la auditoría, tienes que saber que no hacerla perjudicará la imagen y la reputación online de tu negocio, especialmente si consideramos que cada vez son más los usuarios que le dan mucha importancia a la gestión de sus datos personales.
Otro detalle interesante que deberías conocer es que este proceso está obligado tanto para pequeñas como grandes empresas, incluyendo tiendas online, aseguradoras, academias, empresas de marketing o aquellas empresas que cuenten con datos delicados (información médica, biométrica…). Finalmente, mencionaremos que las empresas o entidades públicas que trabajen para la administración también tienen la obligación de presentar la auditoría RGPD.
¿Qué información aparece en una auditoría RGPD?
Una vez que hemos conocido la importancia que tiene una auditoría RGPD es momento de entrar en materia y explicar los detalles de este tipo de auditoría. Como hemos adelantado anteriormente, dentro de una auditoría RGPD figurarán la totalidad de datos personales que están en posesión de cada empresa, así como también se explicará el uso de los mismos y, especialmente, si la empresa dispone de una base legal que le permita tanto la recopilación como el guardado de los datos personales de los clientes.
Informar al cliente de que guardaremos sus datos es otra de las obligaciones que pertenecen a una empresa, así como también es fundamental ofrecer todo tipo de alternativas a los usuarios, quiénes tendrán la posibilidad de borrar o cambiar sus datos personales en cualquier momento. En una auditoría RGPD también debe quedar reflejada la forma en la que se guardan y se protegen los datos personales de los clientes. Finalmente, es preciso que el informe aclare quiénes tienen acceso a la base de datos.
¿Con qué frecuencia hay que hacer la Auditoría RGPD?
Una de las dudas más comunes relacionadas con la auditoría RGPD es saber cuando debe realizarse. Lo primero que hay que aclarar es que no será suficiente con hacerla una vez, aunque es cierto que la ley no específica la frecuencia con la que se debe hacer. Se estima, eso sí, que es aconsejable que cada empresa o negocio realice esta acción de forma anual.
No obstante, hay situaciones que nos obligan a realizar este tipo de auditoría, ya sea en caso de que en caso de cambios en las herramientas de gestión de datos o después de una campaña de marketing. Asimismo, es necesario estar pendientes de los cambios en la ley y es que se trata de un sector que evoluciona de forma constante.
